编译者按：本文是一篇面向SAP系统顾问及企业内部IT支持人员的实用指南，核心探讨如何制作一份“用户愿意主动阅读”的系统操作手册。作者指出，许多手册制作完成后无人问津，用户仍习惯以电话或邮件咨询，从而让手册失去价值。文章通过五个关键点及额外技巧，配以实际样例，帮助读者从视觉设计、内容精简、流程梳理等方面提升手册的可读性和实用性。
コンサルスキル2018.09.12
如何制作让用户愿意阅读的系统操作手册【附简单样例！】
好不容易制作了系统操作手册，结果用户根本不看，反而直接打电话或发邮件来咨询——这种情况是不是很常见？
虽然我也理解现场用户“直接问更快！”的心情，但这样一来，辛辛苦苦制作的手册就失去了意义。
本文将教您如何制作一份“让用户愿意读”的系统操作手册。
只要掌握几个关键点，手册的可读性就会发生戏剧性的提升！
让我们通过遵循这些要点的手册，让现场用户真正阅读，从而减少咨询量吧！
※样例手册请在页面最下方下载。
什么是易懂的手册
所谓易懂的手册，就是像电器产品附带的那种手册。
您也一定看过某种产品的手册吧？
这是松下的一款手持式吸尘器的操作手册。
一眼看去，页面并不杂乱，附有图表和编号，非常直观易懂。
用户如果第一眼就觉得“看起来很难懂”，就不会继续往下看了。
您是不是也有过这样的经历：当手机应用的操作手册难以理解时，就会直接跳过不读？
为了避免这种情况，请把您制作的系统操作手册也做成让用户一看就能凭直觉理解的样子吧。
那么，从下一章开始，我们来看看制作手册时的关键点。
【关键点1】多用图表和图片
如果只有文字，读手册也会让人感到疲倦。
要想让人一眼看懂，使用图表和图片是最好的方法。
例如，如果有需要点击的按钮，就像这样贴上屏幕截图，并用红色框圈出。
如果只用文字描述，就会变成：请点击“SAP菜单 → 会计管理 → 财务会计 → 记账 → 外部获取 → 含自动总账分录的获取”。
这样一来，可读性就变得很差……
添加文字只应在需要补充说明时进行。
例如，在“含自动总账分录的获取”需要用户右键点击的情况下，可以补充加上“右键点击”这一说明。
如果没有说明，一般人通常都会直接左键点击。
【关键点2】只说明常规使用方法
当一个画面包含多种功能时，我们往往容易为了不遗漏而解释所有功能。
但是，对用户来说，他们无法判断哪些功能重要，哪些不重要。
手册中，只需说明标准的、常规使用的功能即可。
那么，不说明的那些功能该怎么办呢？你可能会产生这个疑问。
这些功能可以作为高级功能，集中在手册的最后部分统一说明。
【关键点3】用数字写明步骤
只要标出输入项目的顺序或点击按钮的步骤，用户一眼就能看清操作流程。
如果操作有补充说明，可以在数字旁边添加注释。
【关键点4】每个功能控制在2页以内
如果所有功能都塞进一本100页的手册里，用户会失去阅读的意愿。
相反，如果每个必要功能只占用一张纸，用户在阅读前就会感到轻松。
系统操作手册也应尽量做到每个功能控制在两页以内。
为什么是两页？因为双面打印正好是一张纸。
现场用户至今仍有打印纸质文件的习惯。如果手册纸张太多，他们连打印的欲望都没有，手册也就很可能被弃置。
此外，按功能分开保存文件会更贴心。平时使用电脑的人大多知道在打印时可以通过页面设置指定页码范围，但考虑到现场用户的需求，按功能分开文件、只打印所需文件会更方便。
虽然对制作者来说会多花些工夫，但为了制作出能被阅读的手册，请多下一点功夫。
【关键点5】字体请使用“Meiryo UI”
如果贵公司没有特别指定字体，请使用“Meiryo UI”。
这是Office自带的字体，非常易于阅读。
如果您一直使用传统的“明朝体”或“Gothic体”而从未用过“Meiryo UI”，请一定要试试看。
您的资料会变得数倍易读，而且更美观哦。
在Word、Excel、PowerPoint中都可以设置默认字体，所以将“Meiryo UI”设为默认字体会更方便。
额外的小技巧
将手册打印好带过去
只需将手册打印好带到用户那里，就能省去用户自己打印的麻烦。
光是把手册打印出来阅读本身就是一件麻烦事。
您将打印好的手册带过去，用户就可以直接对着系统进行操作。
给纸张加塑封
只要加上塑封，手册就会显得更有分量感。
此外，对于工厂等现场用户来说，纸张容易弄脏或沾湿，因此加塑封本身就会让他们乐于接受。
一点点贴心的考虑，就能让手册变得更容易被阅读。
结语
读到这里，感觉如何？
相信您已经理解，只需一些小技巧，就能制作出被阅读的手册。
遵循我教您的关键点，虽然制作手册可能会花费更多时间，但相应地，咨询量会大幅减少！
做好充分的准备，系统才能顺利上线而不会遗留问题，用户也能真正使用系统，所以请毫不吝惜地投入到手册制作中吧。
样例手册下载
准备了PowerPoint、Word、Excel三种格式的样例手册。
请下载您喜欢的形式并使用。
PowerPoint（横向）：sample_manual_ppt_yoko
PowerPoint（纵向）：sample_manual_ppt_tate
Word（纵向）：sample_manual_word_tate
Excel（横向）：sample_manual_excel_yoko
Excel（纵向）：sample_manual_excel_tate
推荐文章精选
- 掌握SAP技能的文章
- SAP顾问的薪资水平与涨薪文章
- 推荐给SAP顾问的11本书
相关文章（含部分广告）
- 顾问技能
- 样例
- 系统
- 手册
- IT部门
- 操作手册
- 简单
来源： Tokulog | 翻译： AI 自动编译 (历史归档)
(本文图片引用自原站，版权归原作者所有)