编译者按：本文系统性地介绍了SAP系统中预付款业务的处理逻辑、会计科目设置及具体操作流程。预付款作为一种特殊的供应商交易，其处理与常规应付账款有所不同，涉及资产科目的暂记和后续清账。理解此流程对于准确进行财务核算至关重要。以下为编译内容。
预付款是指在从供应商处收到采购品之前，预先支付一部分款项的行为。
SAP中当然也有预付款流程，但它与通常的应付账款流程略有不同。
本文将讲解在SAP中进行预付款处理的前提设置，以及预付款流程是如何进行的。
※ 在另一篇文章中，我们讲解了来自客户的预收款流程，感兴趣的朋友可以参考阅读。（那是与预付款相反的流程）
目录
- 1 什么是预付款
- 2 预付款的会计分录
- 3 预付款的前提设置
- 4 预付款的流程
- 5 总结：预付款流程分为两步
什么是预付款
预付款，是指在从供应商处获得采购品之前，预先支付一部分款项。
预付款有定金、首付款、保证金、头款等多种叫法。
当供应商认为本公司的信用较低，或者要出运的采购品金额过高时，会在收到采购品之前，预先支付总金额的百分之几作为预付款。
是否收取预付款，取决于与供应商签订的合同。
大家可能在买车时支付过定金，或者在租赁不动产的合同中预先支付过四月份的房租。
道理是相同的。
预付款的会计分录
从一般会计原则来说，预付款属于“资产”。
从本公司视角来看，未来必定会从供应商处获得采购品或服务，因此作为资产处理。
所以，预付款会生成如下资产分录。
支付预付款时
预付款（10,000日元）／ 现金（10,000日元）
预付款作为资产留存，意味着尚未收到采购品或服务。
之后，实际收到采购品并进行发票校验时，会产生应付账款。
（假设采购品价格为5万日元的情况）
发票校验时
暂估应付账款（50,000日元）／ 应付账款（50,000日元）
然后，进行预付款的清账处理。
预付款清账
应付账款（10,000日元）／ 预付款（10,000日元）
由于采购品价格为5万日元，预付款为1万日元，因此在收到采购品后，剩余的4万日元需要支付给供应商。
支付后，对应付账款进行清账。
支付剩余款项时
应付账款（40,000日元）／ 现金（40,000日元）
※ 预付款清账和应付账款清账同时进行也没有问题，但由于支付余款可能存在时间差，是分两次进行还是一次完成，取决于业务规定。
（上面的例子是分两次进行）
如果一次完成清账，则会计分录如下。
一次性完成预付款、应付账款的清账
应付账款（50,000日元）／ 现金（40,000日元）
／ 预付款（10,000日元）
预付款的前提设置
进行预付款流程的前提设置分为两步。
- 登记备选统驭科目代码
- 链接备选统驭科目代码与统驭科目代码
① 登记备选统驭科目代码（事务代码：FS00）
预付款与通常的应付账款不同，需要将“预付款”计入资产。
因此，需要事先设置用于预付款的**“备选统驭科目代码”**。
备选统驭科目代码通过事务代码：FS00 进行登记。
指定“资产”类别，并将文本设置为“预付款”等易于理解的描述。
② 链接备选统驭科目代码与统驭科目代码（事务代码：OBYR）
接下来，进行链接设置，将刚才登记的用于预付款的“备选统驭科目代码”与“统驭科目代码”关联起来。
通过事务代码：OBYR 或 SPRO 进行设置。
设置方法
- 在初始画面中，双击 特殊总账标识：A（预付款） 所在行。
- 弹出画面出现后，输入相关的会计科目表。
- 最后，输入要链接的“统驭科目代码”和“备选统驭科目代码”。
步骤③的“统驭科目代码”中，输入通常付款时使用的科目。
通过登记统驭科目代码与备选统驭科目代码的链接，系统将自动建议：
- 通常的付款 → 使用统驭科目代码
- 预付款的付款 → 使用备选统驭科目代码
预付款的流程
预付款流程大致按以下两个步骤进行。
预付款流程
- 支付预付款
- 支付余款
流程示意图如下。
下面我们逐一详细讲解。
采购订单 → 发票付款（用于预付款）
采购订单登记后，立即登记用于支付预付款的预付款发票付款凭证。
预付款发票凭证通过事务代码：F-47 进行登记。
在通常的发票校验登记（事务代码：MIRO）中，会生成“暂估应付账款／应付账款”的分录，
但对于预付款，不会登记会计凭证，而是登记到“备忘项目”中。
备忘项目是为了提醒“存在未支付的预付款”而设置的凭证。
预付款凭证过账
实际登记了用于支付预付款的备忘项目，并向供应商支付预付款后，进行“预付款凭证过账”。
通过事务代码：F-48（预付款凭证过账） 处理。
关键点在于指定特殊总账标识：A。
过账完成后，可以通过事务代码：FBL1N（供应商行项目显示），指定**“类型：特殊总账业务”** 并执行，来查看预付款的会计凭证清单。
当预付款为1万日元时，会登记如下会计分录的会计凭证。
收到预付款时
现金（10,000日元）／ 预付款（10,000日元）
收货
实际采购品从供应商处出运，送达本公司后，进行收货。
收货会增加本公司库存，因此会自动登记如下会计分录。
原材料 ／ 暂估应付账款
原材料入库，暂估应付账款产生。
发票校验（用于余款）
采购品从供应商处送达后，核对供应商的发票。
即使核对发票（发票校验），也不会立即支付款项，而是暂时以“应付账款”的形式记账。
登记发票校验凭证后，会自动登记如下会计分录。
（假设采购品价格为5万日元的情况）
发票校验时
暂估应付账款（50,000日元）／ 应付账款（50,000日元）
预付款 清账过账
用应付账款对预先支付的预付款进行清账过账。
通过事务代码：FB05（清账过账） 执行。
在清账过账之前，通过事务代码：FBL1N（供应商行项目显示） 确认要清账的供应商凭证。
由于预付款为1万日元，因此与1万日元的应付账款进行清账。
预付款清账后，会登记如下会计分录的会计凭证。
预付款清账
预付款（10,000日元）／ 应付账款（10,000日元）
余款 清账过账
实际支付余款后，用应付账款与支付的科目进行清账过账。
通过事务代码：FB05（清账过账） 执行。
在清账过账之前，通过事务代码：FBL1N（供应商行项目显示） 确认要清账的供应商凭证。
由于采购品为5万日元，预付款为1万日元，因此在收到采购品后，剩余的4万日元需要支付给供应商。
支付后，对应付账款进行清账。
支付剩余款项时
应付账款（40,000日元）／ 现金（40,000日元）
参考：预付款与应付账款的同时清账
预付款清账和应付账款清账同时进行也没有问题，但由于支付余款可能存在时间差，是分两次进行还是一次完成，取决于业务规定。
（上面的例子是分两次进行）
如果一次完成清账，则会计分录如下。
一次性完成预付款、应付账款的清账
应付账款（50,000日元）／ 现金（40,000日元）
／ 预付款（10,000日元）
总结：预付款流程分为两步
预付款流程分为以下两步。
预付款流程的两步
- 支付预付款
- 支付余款
与通常的应付账款流程相比，增加了预付款记账和清账处理。
任何企业都可能存在预付款业务。
其思路本身是简单的，希望通过本文，能帮助您理解预付款流程及其前提设置。
来源： Tokulog | 翻译： AI 自动编译 (历史归档)
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