编译者按：本文针对SAP等系统实施后，用户不愿阅读操作手册、直接致电咨询的普遍问题，提供了制作“用户愿意阅读”的操作手册的五大核心要点及额外技巧，并附有示例文件，旨在帮助顾问和关键用户制作出清晰、实用、能有效减少支持工单的手册。
让用户愿意阅读的系统操作手册制作方法【附简单示例！】
好不容易做好了系统操作手册，却没人看，用户不看手册就直接打电话或发邮件来咨询，这种情况是不是很常见？
虽然也能理解现场用户“直接问更快！”的想法，但这样一来，辛苦制作的手册就失去意义了，对吧？
这篇文章将教你如何制作“用户愿意阅读”的系统操作手册。
只要把握几个关键点，就能让手册的可读性得到戏剧性的提升！
让我们运用这些要点来制作手册，让现场用户愿意阅读，从而减少咨询量吧！
※ 示例手册可在页面底部下载。
目录
- 1 什么是易懂的手册
- 2 【要点1】多用图、画
- 3 【要点2】只说明常规用法
- 4 【要点3】用数字写明步骤
- 5 【要点4】1个功能，控制在2页以内
- 6 【要点5】字体使用“Meiryo UI”
- 7 额外的技巧
- 8 最后
- 9 示例手册下载
什么是易懂的手册
所谓易懂的手册，就是家电产品的说明书。
你应该也看过某种产品的说明书吧？
这是松下吸尘器的操作手册。
乍一看，不会过于杂乱，配有插图和编号，很容易理解，对吧？
如果用户第一眼就觉得“看起来很难懂”，就不会再往下看了。
如果手机App的操作手册很难懂，你不也经常会跳过去不看吗？
为了避免这种情况，你制作的系统操作手册也应该让用户一看就能凭直觉理解。
那么，从下一章开始，我们来看看制作手册的要点。
【要点1】多用图、画
如果全是文字，读手册也会很累。
要想让人一目了然，使用图和画是最好的方法。
例如，如果有希望用户点击的按钮，就像这样贴上屏幕截图，并用红框圈起来。
如果只用文字描述：“请点击‘SAP菜单 → 会计管理 → 财务会计 → 过账 → 外部获取 → 带有自动过账的获取’”。
这样会非常难读，对吧。。。
添加文字说明，仅限于需要补充说明的情况。
例如，上面的“带有自动过账的获取”实际上需要右键点击时，就补充说明“右键点击”。
如果什么都不写，一般人都会左键点击，对吧？
【要点2】只说明常规用法
当一个画面有多种功能时，我们往往会为了没有遗漏而说明所有功能。
但是，对用户来说，他们无法判断哪个重要，哪个不重要。
手册中应只记载常规使用功能的说明。
那么，对于不记载的功能该怎么办呢？可能会产生这样的疑问。
这类功能可以作为面向高级用户的功能，在手册的最后部分集中记载。
【要点3】用数字写明步骤
只要标出输入项目的顺序、点击按钮的顺序，就能让人一眼看清操作步骤。
如果操作有补充说明，请在数字旁边加上注释。
【要点4】1个功能，控制在2页以内
如果所有功能都塞进一本100页的手册里，会让人失去阅读的欲望。
这时候，如果所需的功能都集中在一张纸上，读者在阅读前就会感到轻松，对吧？
系统操作手册也应该尽量做到每个功能控制在2页以内。
为什么是2页？因为正反面打印刚好是一张纸。
现场用户至今仍有打印的文化。如果是大量纸张的手册，可能连打印的意愿都没有，更不用说阅读了。
另外，按功能分开文件会更贴心。经常使用电脑的人大多知道可以在打印的页面设置中指定页码，但考虑到现场用户的情况，按功能分开文件，只打印需要的文件会更易懂。
虽然制作方会多费些功夫，但为了制作出用户愿意阅读的手册，请多花点心思。
【要点5】字体使用“Meiryo UI”
如果贵公司没有特别指定字体，请使用“Meiryo UI”。
它是Office自带的字体，非常易于阅读。
如果您一直使用传统的“明朝体”或“黑体”，从未用过“Meiryo UI”，请务必尝试一次。
您的资料会变得易读数倍，而且更美观。
在Word、Excel、PowerPoint中都可以在初始设置中指定字体，将“Meiryo UI”设为默认会很方便。
额外的技巧
打印好送过去
只要打印好送到用户那里，就能省去用户打印的麻烦。
打印后再阅读本身就很麻烦。
打印好送过去，用户一坐到系统前就能立即操作。
用塑料膜覆膜
仅仅进行塑料覆膜加工，就能增加重要感。
此外，对于工厂等现场用户，纸张容易弄脏或弄湿，所以即使只是覆膜，他们也会很高兴。
一点小小的用心，就能让手册更受重视。
最后
读到这里，您觉得如何？
我想您已经理解，只需一点巧思，就能制作出用户愿意阅读的手册。
遵循我教您的要点，制作手册可能会花费更多时间，但相应地，咨询量会急剧减少！
通过充分的准备，系统可以顺利运行，没有后顾之忧，用户也能很好地使用系统，所以请毫不吝惜地投入手册制作吧。
示例手册下载
我们准备了PowerPoint、Word、Excel三种格式的示例手册。
请下载您喜欢的格式使用。
PowerPoint（横向）：sample_manual_ppt_yoko
PowerPoint（纵向）：sample_manual_ppt_tate
Word（纵向）：sample_manual_word_tate
Excel（横向）：sample_manual_excel_yoko
Excel（纵向）：sample_manual_excel_tate
来源： Tokulog | 翻译： AI 自动编译 (历史归档)
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